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Confinement COVID-19: comment gérer une équipe à distance et avoir un télétravail productif?

Au lendemain du communiqué portant sur le respect des gestes barrières pour freiner l'avancée de la pandémie du covid-19, spécialement celle portant sur la distanciation sociale, nombreuses sont les entreprises qui se sont retrouvées le "dos au mur", contraintes à pratiquer le télétravail.

Pendant que certaines entreprises comme Seedstars, incubateur de Bora Teacher ont intégré cette méthode dans leur fonctionnement quotidien, pour d'autres elle demeure quasiment impossible.

Ces expressions "travailler en remote", "travailler à distance", "télétravail" et d'autres similaires ont suscité plusieurs interrogations auprès des populations.

Ainsi, les questions fréquemment posées, que nous avons répertorié sur Google, sont :

Telles sont les questions non-exhaustives auxquelles nous essayerons de répondre dans cet article.

Télétravail ou travail à distance: comment ça marche?

Alors la bonne nouvelle, c'est que ce soit à distance ou en présentiel, l'organisation du travail ne change pas.

On aura toujours à planifier son mois, sa semaine et sa journée tout en se basant sur les objectifs stratégiques prédéfinis ainsi que les objectifs opérationnels. On pourra s'aider de la vision, la mission et la culture de l'entreprise pour s'auto-motiver. Intéressant, n'est-ce pas?

Règle de base : veiller à ce que son environnement de travail soit propre, silencieux et éclairé. C'est bon pour la productivité. Et on reste centré sur la gestion du temps selon le diagramme d'EISENHOWER : les tâches prioritaires sont à traiter en premier.

Se servir de Google calendar/agenda/trello pour la planification.

Si vous êtes un manager d'équipe, il faudrait définir vos attentes de façon claire au niveau de l'équipe, individuel et organisationnel ; citer les outils qui seront utilisés : Trello (pour la répartition des tâches entre collaborateurs et le suivi de celles-ci);

Slack & Microsoft Teams (pour les chats et appels en interne), etc.

Un autre point important, c'est l'utilité du digital et de la technologie. Eh oui ! Dans cette période assez particulière, toute entité n'ayant pas de fonctionnement digital se retrouve "plombée".

Ps : si votre travail repose encore sur la paperasse, c'est le moment idéal pour digitaliser vos contenus : utilisation de logiciels, le stockage de vos données via google drive ou drop-box. Prioriser les outils google (google docs, spreadsheet, slide, meet, etc.) qui permettent de travailler à plusieurs sur un document avec possibilité de commenter directement en assignant une tâche à votre collaborateur sans besoin de partager par e-mail. Cela marche dès que vous êtes connectés à internet.

N'est-ce pas magique?

Le point le plus important est que télétravail = data internet + technologie + digital .

Prévoir aussi du crédit de communication.

Il faudrait aussi tenir des réunions hebdomadaires, mensuelles, trimestrielles, etc, pour un bon suivi de la stratégie et des opérations pour une gestion transparente. Afin d'accomplir cette tâche sans difficulté, Bora Teacher a pris le soin de vous donner une liste non-exhaustive d'outils de visioconférence déjà testés et fiables.

14 Applications de travail en remote.

A l'annonce du confinement, nous avons observé une forte convergence des internautes vers deux applications phares utilisées, depuis belle lurette, en entreprise et par les particuliers. Il s'agit de Skype et Zoom (plus récent). Créant ainsi un boom au niveau de leur utilisation.

Skype connaît une croissance plus lente puisque le service compte, à l’heure actuelle, 40 millions d’utilisateurs actifs quotidiens, contre 23 millions juste avant le confinement.

Cependant, Zoom compte aujourd’hui plus de 200 millions d’utilisateurs actifs par jour à travers le monde, alors qu’il n’en comptait que 10 millions en décembre 2019. Source

Cet article pourrait aussi bien être renommé : "Opération pour désengorger Zoom !".         

Dans les lignes suivantes, nous verrons des alternatives de visioconférence, gratuites ou pas cher; et simple à utiliser.

L'excellente nouvelle est que ces outils de visioconférences ont tous des formules gratuites. Avec une possibilité d'intégrer plus d'options en passant au format payant.

1-ZOOM  

Zoom est une application de visioconférence très en vogue et facile à utiliser. Elle offre des services de communication par vidéo allant jusqu'à 100 invités pour 40 minutes de réunion ; pour un nombre illimité de réunions.

Vous avez aussi la possibilité d'enregistrer les réunions, participer à des groupes de discussion, et le partage d'écran pour permettre à tous les participants de suivre en temps réel l'évolution de la réunion.

Tous ces outils sont de parfaites alternatives à zoom dans le sens où elles offrent les mêmes fonctionnalités de base.

Skype a récemment créé un service qui permet de participer aux réunions sans avoir besoin de compte. Vous pouvez aller jusqu'à 50 personnes connectées et 150 personnes pour un groupe de discussion.

Cependant, Skype n'est pas crypté de bout-en-bout, ce qui le rend moins sécurisé. C'est pourquoi plusieurs entreprises préfèrent Microsoft Teams qui est hautement sécurisé et inclut le pack office 365.

Quoique chaque outil ait des formules payantes, Webex et whereby offrent tous deux des comptes personnels gratuits, ce qui peut être considéré comme un avantage lorsqu'on travaille avec des équipes socialement isolées. Si la sécurité et la confidentialité sont importantes pour votre entreprise, Webex Meetings propose en option un cryptage de bout en bout. Whereby autorise jusqu'à 50 participants/appel pour la formule gratuite avec l'avantage de se connecter sans télécharger l'app ou disposer d'un code d'accès. Juste le lien d'invitation suffit.

Et cette dernière fonctionnalité, GoToMeeting l'inclut bien. Avec le partage écran et le nombre de participants pouvant aller de 50 à 250, c'est des outils les plus utilisé dans le monde professionnel. Il lance automatiquement les appels (audio/vidéo) planifiés à l'avance. Et il est hautement sécurisé.

Cependant, il n'est pas réellement gratuit vu qu'il inclut une version d'essai de 14 jours après quoi il faudrait passer en version payante.

Ces outils incluent toutes les fonctionnalités précédemment citées. Slack permet de partager des canaux de conversations avec vos partenaires professionnels réguliers (entreprises, clients, fournisseurs, etc.), vous rassemblez dans un seul et même espace virtuel toutes les personnes dont vous avez besoin pour mener à bien vos projets.

Cependant, si vous avez besoin de plus de personnes connectées pour un vidéo call, vous serez obligé de migrer vers un autre outil.

Quant aux autres applications, elles sont toutes aussi performantes et offrent des espaces de stockages pour les réunions enregistrées et le stockage de documents.

Pour aider à surmonter la pandémie, Google a mis la version premium de Hangouts Meet à la disposition des utilisateurs de la G Suite à 6 $/mois/utilisateur gratuitement.

L'un des points forts de cette version est qu'elle permet de prendre en charge jusqu'à 250 participants à un appel, ce qui la rend utile pour les grandes réunions. Vous pouvez également organiser des réunions en direct avec un maximum de 100 000 personnes, ce qui est utile pour les grandes entreprises qui tentent d'atteindre de grands groupes.

Le principal facteur négatif est son manque de soutien pour le cryptage de bout en bout, qui devrait être un signal d'alarme pour toute industrie étroitement réglementée.

Discordapp est un outil tout en un pour répondre à tous vos besoins. Apprécié de tous ses utilisateurs, il offre des options de vidéoconférence, appel audio, des communautés de partages et d'échanges en fonction des centres d’intérêts. Pour des raisons ultras professionnelles, ce n'est pas sûrement l'outil recommandé, mais pour tout autre besoin, les yeux fermés, vous serez satisfaits.

Voilà ! On a fait le tour. J'espère que ces applications pourront vous aider dans votre télétravail et même après ce confinement.

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En attendant, n'oubliez pas d'appliquer les 5 gestes barrières et prenez soin de vous.

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